コラム

「それでもスプレッドシート」という状況での表づくり

「それでもスプレッドシート」という状況での表づくり

今月、弊社内ではいよいよ「SalesForce」の運用がはじまりました。

まだ慣れない操作感に手こずっているところですが、しかし弊社の管理業務で長年主力の座を張っていた「Googleスプレッドシート」がそのポジションを譲るのは、もう少し先のことになりそうです。

 

弊社の事業の中核であるグローバル人材事業において、特定技能人材や外国人技能実習生といった方たちの個人情報や、受入れ企業情報など、管理しなければならない情報項目は多岐に渡ります。

これら大切な情報をデータベース化して入国管理局への申請書類などの作成業務や進捗管理、監査業務における報告書作成サポートを行うソフトウェアは、某「○○君」など、それ専用のものを事業開始から導入し、活用しています。

しかし、単純な記録や単発的な集計といった作業や、ちょっとしたスケジューリング、訪問企業別の書類回収todoなどは、脱ExcelですとかDX化が叫ばれる中、まだまだGoogleスプレッドシートが弊社内でも活躍してします。

そのファイル数やシート数、それらにおける管理項目数たるや今は膨大となり、各部門で管理しているファイルを全て洗い出すと、個人的に作成したものを除いても俄かに数えられない量となるでしょう。

 

弊社では集計・表計算などのツールは、かなり早い時期からExcelからクラウド上で共有して同時編集できるGoogleスプレッドシートに移行していました。

企業内で管理するExcelのほぼ全てをGoogleスプレッドシートに移行したというのは、当時としては手前味噌な言い方をすればかなり先駆的ではありましたが、なかなか思い切った選択であったと思います。

あのとき社長の鶴の一声でクラウド環境に切り替わったわけですが、出始めであるせいか、又はパソコンのスペックが低かったせいか、はたまた通信回線が遅いせいか定かではありませんが、とにかく動作が遅く、ちょっとした作業も一苦労でした。

Excelでできた事が再現できないというところも多く、罫線やフィルタ機能などの仕様やら不具合やらで四苦八苦したのを覚えています。

 

ようやく業務集中ツールとしてGoogleスプレッドシートが使用に耐えうる状況になってきたころ、困った状況がでてきました。

大人数でファイルを「無秩序に」共有使用したことによる弊害です。

重複した情報が別々に管理されていたり、それらを統合したり、わりと有用そうなデータ一覧が最終更新日から何年も経過していたり、必要な時に限って見つからなかったりetc..

しかし、表の作り方という問題は一企業だけでなく政府も苦心しているという事でしょうか、こんなドキュメントがありました。

 

https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/01toukatsu01_02000186.html

 

統計資料の表の作成においての指標のようですが、いわゆる「Excelあるある的なのはやめましょう」といった内容も含まれています。

・1セル1データとなっているか

・数値データは数値属性とし、文字列を含まないこと

・セルの結合をしていないか

・スペースや改行等で体裁を整えていないか

・項目名等を省略していないか

・数式を使用している場合は、数値データに修正しているか

・オブジェクトを使用していないか

・データの単位を記載しているか

・機種依存文字を使用していないか

いかがでしょう。

作成した表をその場限りのプレゼン等で使用する分にはこれらは何ら問題ない事柄ではありますが、データを集積していって統計等に利用するとなるとこれらは困った障害となります(クレンジングが必要!)。

各項目の先には具体例を示した詳細があり、おそらく誰もが1度は経験があるのではないでしょうか?

またこの他にも、企業組織では「ある1人」の方が作成した表をそのまま改変なく伸ばしていき、将来に発生した集計作業において非常に手間がかかったりする事も「Excelあるある」の1つかと思いますので、そういった表を作成していく方針として「チームで設計」し、作成した表を「チームで評価する」事をおすすめします。

 

その利便性から弊社内でもまだまだGoogleスプレッドシートは活躍しそうですが、SalesForceや他システムへのデータ移行など後々を考えた表設定を心がけたいと思います。